疫情期间在家办公如何提升沟通效率

2020-02-25来源:admin围观:78次

爆发于春节前的这次新型冠状病毒肺炎,由于正处于春运期间,其爆发性与传播超出人们的预料和想象。春节假期不仅延长,既就是在2月初开工上班,很多厂家都选择了在家办公,以应对疫情的传播。

个别人在家办公,以往在厂商工作中并不少见。很多厂商上班中实施人性化管理,允许有特殊情况的员工在家办公,比如生病、孕妇等特殊情况。因此,对在家办公的实施管理并不陌生。

但是,像这次抗击新型冠状病毒肺炎而采取的大规模人员的在家办公却是绝无仅有。因此,也缺乏员工大规模在家办公的管理经验。家电魂综合各方面的资料和与专业人士探讨,总结出一些在家办公的要点和注意事项,供厂商、员工在实施居家办公中有所借鉴。

(一)从单位管理层面来说

一、在家办公要缩小团队沟通的单位,这样可以提高办公的效率。线上容易形成点对点的联系沟通,如果人员过多,就会分散注意力,形成相互之间的干扰。因此,要根据工作内容,重新划分临时项目组,并且指定项目负责人,这样工作沟通就比较直接简单,内容就相对容易得到落实;

二、在家办公要尽量避免开大会。开大会目的是为了统一员工的共识,并不是需要所有人各抒己见,发表自己的观点。但是,开大会势必会集中很多人同时在线,并且很多人并非会议主题参与者。参会者不仅容易走神,还会耽误自己原本的工作;

三、居家办公很多时候是需要靠电话会议、视屏会议等线上方式来完成。不过每次召集开会主题一定要明确,会议主题不明确就不要开。否则,与会者头脑风暴后要纠正,需要花费3倍,甚至数倍的时间来纠正之前跑题的讨论问题;

四、不要把开会作为居家办公的主要形式。会开多了大家就会认为开会就是工作,真正需要落实的工作反倒没人去干了,这样的开会是为了开会而开会。其实是本末倒置,对工作没有任何实际意义;

五、在家办公要结果不要过程,过程领导也是看不见的,没有任何实际意义。因此,安排交代的工作,必须要有结果。有布置,有安排,有检查,有落实,最终是看结果,看落实。

六、具体工作的安排布置最好单独沟通,检查落实也最好单线联系。没有问题尽量不联系或者少联系,避免线上办公成为唠嗑。如果处理不好,线上沟通很可能成为八卦场所,五马长枪、海阔天空。

七、办公协同工具的选择与协调互联网时代,线上交互工具很多,应用好了可以大幅提升工作效率。除了平时所用的微信和QQ,单位可以选择钉钉、企业微信,或者企业邮箱等线上工具,应用得当既可以节约时间,也可以降低沟通的成本。

(二)家庭办公的自我管理层面

1、形成在家办公的仪式感。毕竟,像这次抗击疫情的在家办公极为少见,在家办公熟悉居家环境,容易产生惰性。因此,一定要遵照原来在单位工作的作息时间,准时上下班打卡,穿着相对正式的服装,让头脑中始终意识到是在上班;

2、制定在家办公的工作计划。在家办公毕竟没有领导同事监督,实际上是对自己“自律”性的一个挑战,由于人性本能的惰性和时间碎片化,没有一个工作计划就会沦为随心所欲。因此,制定一个周计划是必要的。事务性工作按照项目维度,拓展性工作按照时间维度进行自我约束;

3、与家人达成共识避免互相干扰。由于疫情导致的在家办公与学生在家上课重合,办公与学习必须做到相互兼顾,因此有必要家人要达成共识,甚至可以约法三章,做到相互之间的互不干扰。这样才能做到在家办公的效率的提高,否则在家办公就流于形式,难以完成自己的工作。

4、增强与外界、客户沟通的主动性。与客户沟通,在家与在单位其实是一样的,关键在于有没有自觉性。其实,在家办公相对平时在单位还有很多特殊的话题,比如兴趣爱好,生活家庭,孩子上学等,都可以成为与客户拉近距离的话题或切入点,利用好了了可以有事半功倍的效果。

这次各个厂家选择春节后在家办公,是抗击新型冠状病毒肺炎的特殊时期的非常措施,是迫不得已的一种办公形式,与正常的在单位办公相比对个人的自控能力是一个巨大的挑战。通过这次在家办公,既可以培养个人的自律能力,也对单位组织管理能力的一次检验。